Как эффективно управлять своим временем: советы

Содержание статьи

Что такое управление временем

Как эффективно управлять своим временем и что это такое – управление временем?

Тайм-менеджмент, управление временем, организация времени – это технология организации времени и повышения эффективности его использования. Управление временем может помочь получить некоторые навыки, используемые при выполнении определенных задач и проектов.

Научиться управлять временем несложно: надо всего лишь правильно расставить приоритеты и идти вперед согласно обозначенного плана. Умение управлять своим временем улучшает качество жизни, помогает справляться с рутиной и выполнять поставленные перед вами задачи не за меньшее по продолжительности время, а в назначенные сроки. А это значит, что вы станете организованнее, при этом у вас у вас остается больше свободного времени, которое можно посвятить себе, своим близким, любимому занятию, общению с друзьями.

Тайм-менеджмент – это управление жизнью.
Робин Шарма

Тайм-менеджмент научит:

Ставить реалистичные планы;
Расставлять правильные приоритеты;
Планировать последовательность действий;
Структурировать задачи;
Делегировать обязанности;
Отслеживать результаты и по мере необходимости корректировать планы.

Как эффективно управлять своим временем

Методы управления временем, как правило, включают в себя:

Расставление приоритетов. Если работы много и вы не знаете, с какой начать, надо расставить приоритеты. Перед выполнением задачи необходимо определить какая она: важная или срочная. Срочные задачи необходимо выполнить в короткий срок, а важные требуют планирования
Планирование. Прежде, чем начать выполнять задачу, надо решить, сколько времени потребуется на ее выполнение и к какому времени ее надо выполнить
Структурирование. Чтобы выполнить задание, надо сложную задачу разбить на более мелкие и каждому этапу установить срок исполнения.

Умение управлять временем значит, что в течение дня нужно выполнять не больше задач, а надо постараться упростить и ускорить процесс для того, чтобы избежать перенапряжения.

Это ключ к тайм-менеджменту — видеть ценность каждого момента.
Менахем-Мендл Шнеерсон

Чтобы лучше управлять своим временем, необходимо придерживаться простых правил:

Готовьтесь с вечера

Если вам трудно вставать рано утром, задачи на следующий день лучше записывать с вечера, так вы лучше поймете, какие задачи предстоит выполнить в течение дня, какие из них первоочередные, а какие могут подождать.

Составляйте план

Успевать все невозможно, поэтому надо концентрироваться на самом важном, ставить конкретные задачи и работать над их выполнением. А для этого вам нужен четкий план, иначе вы будете распыляться на разные дела и тратить на них время, что не приведет вас к нужной цели.

При составлении плана некоторое время отводите на не запланированные задачи, которые могут появиться в любой момент. Чтобы ничего не забыть, план лучше составлять в письменном виде и вести его в ежедневнике, специальном приложении, в электронной таблице.

Не откладывайте дела на “потом”

Если у вас нет желания что-то делать, все-таки попробуйте уделить работе хотя бы 5 – 10 минут и, может быть, тогда работа пойдет лучше.

Устанавливайте сроки выполнения задач

Это поможет справиться с прокрастинацией и заставит работать быстрее. Самую сложную и неприятную задачу выполняйте в первую очередь. Утром мозг отдохнувший, еще не забит разной информацией, поэтому с трудным делом справиться будет легче и еще останутся силы на другие дела.

Большую задачу делите на несколько мелких

Большая задача может испугать своим объемом, поэтому, чтобы к ней приступить, надо разбить ее на несколько мелких задач и тогда она не будет казаться невыполнимой.

Избавьтесь от отвлекающих факторов

Постарайтесь свести к минимуму отвлекающие факторы, а их много: это проверка социальных сетей, телефонные звонки, общение с коллегами по работе на отвлеченные темы.

Установите границы между работой и личной жизнью

Определите рабочий график и не отвечайте на звонки коллег в свободное от работы время. Оставляйте время для себя, не забывайте про отдых, больше гуляйте на свежем воздухе, занимайтесь хобби и любимым делом.

Не забывайте об отдыхе

Надо обязательно выделять время для отдыха, если не отдыхать, то продуктивность будет значительно ниже. К тому же нарушение баланса между работой и личной жизнью приводит к профессиональному выгоранию.

Техники управления временем

Кроме планирования времени существуют и некоторые техники управления временем:

Метод 90/30

Этот метод предложил бизнес – тренер Тони Шварц. Его суть заключается в том, что начинать день надо с самой главной задачи и работать, не отвлекаясь, 90 минут. После этого 30 минут отдохнуть и повторить заново столько раз, сколько получится.

Метод 52/17

Этот метод похож на предыдущий, только через каждые 52 минуты работы надо уделить 17 минут для отдыха. Перерывы помогают разгрузить мозг и отдохнуть.

Метод помидора

Этот метод предложил в конце 1980-х Франческо Чирилло. Метод предполагает увеличение эффективности работы при меньших затратах времени за счет коротких перерывов и глубокой концентрации. Каждый отрезок времени длится по полчаса: 25 минут работы и 5 минут отдыха.

Правило 2-х минут

Методику создал Дэвид Аллен – консультант в вопросах управления временем и личной продуктивности. Ее суть проста: если выполнение какого-либо дела займет у вас не более 2-х минут, надо сделать его в тот момент, когда вы о нем подумали.

Умение говорить “нет”

Помогать своим коллегам, конечно же, хорошо, но не в ущерб себе. Если вас просят помочь, а у вас самих неотложные дела, вежливо откажите и предложите помочь, когда у вас появится свободное время.

Тайм-менеджмент требует самодисциплины, самообладания и самоконтроля больше, чем что-либо другое.
Брайан Трейси

Книги по тайм-менеджменту

Лучше разобраться, что такое тайм-менеджмент и как научиться управлять временем, помогут книги про тайм-менеджмент. Вот несколько из них:

Жесткий тайм-менеджмент: Возьмите свою жизнь под контроль. Автор Д. Кеннеди
Экстремальный тайм-менеджмент. Авторы А. Толкачев и Н. С. Мрочковский
Четыре тысячи недель: Тайм-менеджмент для смертных. Автор Оливер Беркман
Таймхакинг: Как наука помогает нам делать всё вовремя. Автор Дэниел Пинг
Тайм-менеджмент по помидору. Как концентрироваться на одном деле хотя бы 25 минут. Автор Штаффан Нётеберг
Съешьте лягушку! 21 способ научиться успевать. Автор Брайан Трейси
Тайм-менеджмент. Искусство планирования и управления своим временем и своей жизнью. Автор Джулия Моргенстерн
Позитивный тайм-менеджмент для супругов. Как успевать жить, работать и любить. Авторы Хайнц Мария, Кривощапова-Демина Мария
Легкий способ перестать откладывать дела на потом. Автор Нейл Фьоре
15 секретов управления временем: Как успешные люди успевают все. Автор Кевин Круз.