Основные принципы планирования рабочего времени

Основные принципы планирования рабочего времени Личностный рост

Основные принципы планирования рабочего времени

Время – самый ценный ресурс и если его правильно организовать, можно больше успевать и продуктивнее работать. Правильное планирование времени позволяет высвободить время на решение профессиональных задач и на отдых. Особенно планированием времени нужно заниматься тем, кто работает удаленно, руководит коллективом, ведет собственный бизнес. Каковы же основные принципы планирования рабочего времени?

Основные принципы планирования рабочего времени:

  • Необходимо составлять списки дел на день. Фиксировать эти списки можно в еженедельнике, мобильном приложении – как вам удобнее. И будет лучше, если указывать время на выполнение каждой задачи. Формирование списков не позволит ничего забыть;
  • Разбивайте большие задачи на маленькие. К большим задачам страшно приступить и их хочется отложить на потом. А когда большая задача разделена на маленькие, браться за нее уже не так страшно. Постепенно выполняя каждую из них, достичь результата будет гораздо легче и быстрее;
  • Расставляйте приоритеты. В первую очередь, надо выполнить важные дела, они обычно самые сложные и неприятные, а затем браться за менее важные;
  • Не надо отвлекаться на дела, которые могут подождать: на звонки, общение в соцсетях, на почту, они отнимают массу рабочего времени. Для этого лучше выделить полчаса свободного времени в обед или вечером, когда все важные дела уже будут выполнены;
  • Не забывайте про отдых. Все дела переделать невозможно, поэтому позволяйте себе 1 – 2 раза в неделю расслабиться и отдохнуть.

Моя жизнь значима и важна, и я ценю каждую ее минуту и каждый ее час. Я буду использовать эти часы правильно, чтобы добиться максимума из того, что могу, за то время, что мне отпущено.

Брайан Трейси

Правила планирования времени

Основные принципы планирования рабочего времени

Выполнение самых трудоемких и неинтересных дел, как правило, планируется на начало дня. В это время отдохнувший человек способен работать с большей производительностью и отдачей.

При планировании задач на день надо придерживаться некоторых правил:

  • В первую очередь сосредоточиться на выполнении неотложных дел;
  • Установить для себя четкие реальные сроки выполнения задач и строго их придерживаться;
  • Не распыляться на решение вопросов, которые отвлекают от выполнения намеченной работы;
  • Чтобы не терять время на поиск нужных документов, надо поддерживать на рабочем столе порядок;
  • Стараться вовремя выполнять важные и срочные задачи.

В конце рабочего дня надо подвести итоги и составить план на следующий день.

Время – это действительно единственный капитал, которым обладает любой человек, и единственное, что он не может позволить себе потерять.

Томас Эдисон

Методы планирования времени

Основные принципы планирования рабочего времени

Тайм-менеджмент – это техники и методы для управления временем. Он дает возможность оптимизировать время, своевременно выполнять поставленные перед собой задачи и при этом допускать минимум ошибок. Управление временем – это ключ к балансу и успеху между личной жизнью и работой.

Человек, освоивший методы планирования времени, является хозяином своего времени, планирует свой рабочий день и составляет планы на ближайшее будущее: на неделю, месяц, сам решает, что необходимо сделать в первую очередь, а какие дела могут подождать. Он знает, как меньше работать и больше успевать.

Когда же день не распланирован и перед нами не стоит четких задач, мы перескакиваем с одного дела на другое, отвлекаемся, а вечером с горечью констатируем, что ничего полезного за день не сделали.

Методов тайм – менеджмента много, надо только выбрать тот, который подходит именно вам.

Закон Паркинсона

Первый закон Сирила Норткота Паркинсона “Работа заполняет время, отпущенное на нее”. То есть, сколько времени вы выделите на выполнение задачи, столько и будете ее выполнять. Если правильно понимать этот закон, он может стать побуждающей силой для того, чтобы начать рационально управлять своим временем.

Чтобы бороться с законом Паркинсона:

  • Надо не наказывать, а награждать себя за продуктивность;
  • Ограничить бесконечные задачи и сокращать время на их выполнение;
  • Ориентироваться не на время, а на результат;
  • Выделять время на отдых.

Этот метод подходит людям, которые могут хорошо работать только под давлением и прокрастинаторам, т. е. тем, кто старается важные дела откладывать на потом.

Метод Pomodoro 

Основные принципы планирования рабочего времени

Метод Помидора – это техника управления временем, которую предложил в конце 1980-х годов Франческо Чирилло. Этот метод предполагает повышение эффективности при меньших затратах времени за счет глубокой концентрации и коротких перерывов. Обычно отрезки времени длятся полчаса: 25 минут работы и 5 минут отдыха.

Для начала нужно определиться с задачами, которые необходимо выполнить, и расставить приоритеты. Затем установить таймер на 25 минут и работать, ни на что не отвлекаясь, до сигнала таймера. После этого сделать 5-минутный перерыв. После каждого четвертого “помидора” (отрезка времени) надо делать более длинный перерыв – 15-30 минут.

Этот метод подходит творческим людям и тем, кто чувствует выгорание.

Матрица Эйзенхауэра

Этот метод тайм – менеджмента помогает расставить приоритеты: делать важные дела и не отвлекаться на ненужные.

Основные принципы планирования рабочего времени

Матрица состоит из 4-х квадратов:

  1. Важно и срочно
  2. Важно, но не срочно
  3. Срочно, но неважно
  4. Неважно и не срочно.

Необходимо составить список задач, разделить его на 4 сектора и отсортировать по важности – неважности, срочности – не срочности. Срочные задачи – это те, которые надо выполнить незамедлительно. Важные способствуют достижению поставленных перед собой целей.

Метод подходит людям, занимающим руководящие должности, и людям с логическим складом ума.

Правило девяти дел

Основные принципы планирования рабочего времени

Формула девяти дел или 1 – 3 – 5 = 9 достаточно проста. В день надо выполнять максимум 9 дел: одно большое, три средних и 5 мелких. Тогда человек успеет сделать не все, а все, что нужно. Считается, что с этим числом задач человеку вполне реально справиться.

Одну важную задачу надо обязательно выполнить в течение дня, ее нельзя переносить и выполнять ее надо с ясной головой. Если вы наиболее продуктивны с утра, значит, задачу надо планировать на утро.

Затем надо выполнить 3 менее важных дела, они тоже важны, но их можно переносить и большого ущерба от этого не будет. Пять мелких задач – это рутинные дела, которые мы обычно не планируем, а выполняем по мере их появления. Но если их не включать в список, о них можно будет забыть.

Когда рутинных дел накапливается много, человек начинает их переносить на потом. Но если их накапливается очень много, они будут мешать выполнять действительно важные дела.

В те дни, когда вы очень заняты и у вас не хватает времени на решение важной задачи, можно будет сосредоточиться только на ней, а на выполнение средних и мелких задач время сократить.

Этот метод подходит людям, которые работают в режиме многозадачности и тем, кто хочет научиться планировать свое время.

Техника time-blocking 

Техника time-blocking 

Техника time-blocking – это метод планирования рабочего времени, при котором на выполнение определенных задач приходится выделять блоки времени. Метод позволяет лучше организовать день, правильно расставить приоритеты, устранить отвлекающие факторы, что повышает продуктивность и улучшает качество жизни в целом.

Умение управлять временем является самым важным навыком, необходимым для личного развития и для успешной карьеры и позволяет оставить время для отдыха.

Прежде, чем начать использовать технику time-blocking, надо определить свои цели и расставить приоритеты, составить список дел и отметить наиболее важные, которые требуют больше времени и усилий.

Затем нужно разбить свой день на блоки, которых должно быть не более 5-7, каждый из которых будет выделен на выполнение определенных задач. При этом важно придерживаться расписания, не надо переносить блоки и откладывать дела на потом. Между блоками задач должны быть перерывы по 15 минут.

Расставить приоритеты, решить задачи, следить за расписанием и убедиться в том, что вы двигаетесь к назначенной цели, помогут приложения для планирования времени. Наиболее популярные из них: Shtab, Trello, RescueTime, Google-календарь.

Чтобы во время ограниченного времени оставаться сосредоточенным и  мотивированным, надо устранить отвлекающие факторы: смартфон выключить или поставить на беззвучный режим, закрыть социальные сети. Для каждого временного блока определить конкретные цели и сосредоточиться на их выполнении. Используйте таймер, не забывайте о необходимости завершить задачу прежде, чем перейдете к другой.

Мы устаем и изнемогаем не потому, что много работаем, а потому, что плохо работаем, не организовано работаем, бестолково работаем.

Н. Введенский

Ошибки планирования времени

Самыми распространенными ошибками при планировании времени являются:

  • Неправильная расстановка приоритетов;
  • Чрезмерное внимание к небольшим задачам;
  • Отсутствие времени на отдых;
  • Отсутствие контроля за временем решения задач;
  • Регулярная работа в режиме многозадачности.

Читайте также: Как найти время для своих детей родителям, которые слишком заняты.

Женщина Без Предела

Видео Как управлять временем

Три лучших правила тайм – менеджмента.

Основные принципы планирования рабочего времени, правила и методы планирования времени, какие простые правила сделают жизнь управляемой – обо всем этом мы и поговорили.

Если статья оказалась полезной, поделитесь ею с друзьями в социальных сетях.

Удачи вам, дорогие читатели, и до встречи на блоге “Женщина без предела”!

Лидия Балыкова

Эксперт проекта "Женщина без предела"

Оцените автора
Женщина без предела
Добавить комментарий