В чем суть матрицы Эйзенхауэра и ее преимущества

Содержание статьи

В чем суть матрицы Эйзенхауэра

В чем суть матрицы Эйзенхауэра и ее преимущества, почему так важно заниматься приоритетными вопросами, а не всем подряд?

Чтобы не откладывать на потом важные дела и не отвлекаться на бесполезные, надо научиться правильно расставлять приоритеты. И поможет в этом один из методов тайм – менеджмента – матрица Эйзенхауэра – американского государственного и военного деятеля, 34 президента США.

Смысл матрицы заключается в том, чтобы научиться грамотно распределять свои дела, научиться важные отличать от срочных, по максимуму сокращать время на выполнение задач, которые не дают существенных результатов.

По сути, это стратегия, которая позволяет на практике применить цитату Эйзенхауэра “У меня есть два типа проблем: срочные и важные. Срочные не важны, а важные никогда не бывают срочными”.

Единственный способ выжить — постоянно ставить перед собой новые задачи.
Харви Кашинг

Квадрат матрицы Эйзенхауэра

Матрица состоит из 4-х критериев важности и срочности:

Важные и срочные задачи
Важные и не срочные
Не важные, но срочные
Не важные и не срочные.

Для сортировки задач по этим критериям используется специальная таблица, состоящая из 4-х квадратов. А каждый квадрат требует особого подхода и по-особому сказывается на жизни человека.

В чем суть матрицы Эйзенхауэра и ее преимущества

Важные и срочные задачи (квадрат кризисов)

Это задачи, которые во избежание негативных последствий необходимо выполнить незамедлительно. Это задачи, которые вышли из-под контроля или возникли внезапно. Несвоевременное выполнение таких задач может негативно отразиться на профессиональной деятельности.

Такие задачи неизбежны, ведь неконтролируемые ситуации возникают всегда. Но по возможности в этом квадрате должно оставаться как можно меньше дел. Например, вам нужно заняться проектом, пока коллега находится на больничном или управиться с заданием, которое прилетело за несколько часов до дедлайна. Чтобы успевать выполнять их в срок, надо поменять рабочий график или поговорить с начальником или клиентом о перераспределении нагрузки.

Если же фокусироваться только на важных и срочных задачах, может произойти эмоциональное выгорание.

Несрочные, но важные дела (стратегический квадрат)

Приоритетные и перспективные задачи, которые направлены на достижение поставленных перед собой целей. Хотя эти дела и не срочные, но игнорировать их нельзя, иначе они перейдут в важные и срочные.

Это задачи, связанные с личным ростом, а не с решением проблем. К таким делам можно отнести, например, учебу на тематических курсах.

Неважные, но срочные (квадрат иллюзий / суеты)

Эти задачи надо выполнять, их можно делегировать, автоматизировать и оптимизировать.

Такие дела создают иллюзию занятости и отвлекают от действительно важных дел. К ним относятся: рассылка документов, проверка электронной почты, рутинные домашние дела. Их результата ждут другие люди, но они не приближают вас к своим целям.

Не важные и не срочные (убийцы времени)

Это малозначительные и необязательные спонтанные желания, которые не требуют незамедлительных действий и от которых нет никакой пользы. Это просмотры сериалов, соцсетей, сортировка писем – мы тратим на них много времени, но не получаем от этого никакой пользы.

Если таких задач много, рутина может затянуть, поэтому важно определить главных “убийц времени” и подумать, как их ограничить.

Желание отдохнуть и отвлечься – естественное желание. Да и сам Эйзенхауэр мог сыграть в гольф в рабочее время, но игра в гольф создавала баланс между его личным временем и стрессовой работой.

Как заполнить матрицу

Прежде, чем заполнять матрицу, надо в течение нескольких дней проанализировать, какие задачи вы выполняете и сколько на них уходит времени. Распределите их по квадратам, посмотрите, в каком квадрате задач больше всего. Правильно определите срочность и важность каждой из них. Важными считаются задачи, которые направлены на достижение главных целей, а срочными – задачи, которые откладывать нежелательно.

Постарайтесь в одном квадрате оставлять не больше пяти дел, а прежде, чем добавить новое, надо закончить одно из тех, которые были в списке.

Перед тем, как составить матрицу, надо составить список дел, он может быть на день, неделю или месяц.

Составить матрицу можно в тетради или блокноте, таблицу можно начертить от руки, а для того, чтобы распределение квадратов выглядело нагляднее, для каждого блока лучше использовать разные цвета и шрифт, а выполненные задачи вычеркивать.

Готовые шаблоны удобно заполнять в приложениях на смартфоне: не надо чертить таблицы, достаточно только добавить задачи и распределить их по блокам. Наиболее популярные:

Todoist – здесь можно распределять задачи по уровням приоритетности и отфильтровывать
Notion – в этом приложении можно оформить матрицу несколькими способами. Один из них: создать базу с присваиванием задачам тегов. Для этого надо скачать шаблон
Evernote – это приложение для заметок, но в нем есть шаблон матрицы, который можно отредактировать под себя: выбрать цвет и нужные задачи. Можно настроить матрицу на день, неделю или месяц
Trello – удобно назначать приоритеты, указывать дедлайны, добавлять метки и статусы.

Преимущества матрицы Эйзенхауэра

Основные плюсы матрицы:

Подходит для любой сферы деятельности;
Не требует изучения и специальной подготовки;
Проста в применении. Все задачи распределяются по 4-м критериям, после чего надо принять правильное решение;
Легко составить – надо только составить список задач и рассортировать их по важности и срочности;
Помогает расставить приоритеты, сосредоточиться на важных делах и не браться за ненужные;
Помогает уменьшить количество неважных дел;
Оптимизирует временные затраты, с помощью матрицы можно все успевать делать в назначенные сроки;
Помогает эффективно распределить время на выполнение задач;
Быстро дает положительные результаты. Сразу видно, какие задачи требуют быстрого выполнения;
Видно, какие дела отнимают много времени.

Распределив все задачи по матрице, получим 4 списка задач: вверху – приоритетные, в самом низу – те, которые можно перенести на потом. Срочные дела требуют немедленного выполнения, важные же мотивируют и помогают достичь поставленных целей.

Силы прибавляет то, что твое дело кому-то нужно, кто-то в этом нуждается, кому-то это необходимо, как воздух. Это главное — быть нужным.
С. В. Безруков